Comment gérer les mouvements de personnel et les nouvelles embauches avec ceBox® ?

Quoi de plus normal pour une organisation que d’accueillir de nouveaux collaborateurs et d’en voir partir d’autres ? Ces événements sont pourtant complexes à gérer pour la DSI.

D’une part, il faut rapidement mettre à la disposition du nouveau collaborateur un poste de travail fonctionnel et performant.

Et d’autre part, la DSI prend généralement connaissance au dernier moment des informations importantes telles que la date d’arrivée, l’identité du nouvel arrivant et du matériel à allouer.

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Contextes et problématiques des mouvements de personnel : quand turnover rime avec labeur !

Le contexte

En France, le taux de rotation (turnover) des entreprises toutes tailles & tous secteurs confondus, oscille entre 14 et 19%.

Pour les services informatiques, la gestion de ce taux de rotation est particulièrement fastidieuse : que ce soit dans le cadre d’une mutation ou d’un départ définitif, la DSI doit récupérer le poste du collaborateur sortant, le nettoyer, et le réinstaller avec les outils dédiés au collaborateur arrivant dans l’établissement.

En moyenne, le coût d’un mouvement de personnel pour l’informatique oscille entre 100 et 150€ correspondant au temps de réinstallation du postes de travail, à l’installation de la suite logicielle adaptée à l’utilisateur, et la mise à disposition du matériel.

Les mouvements de personnel donnent souvent lieu à des tensions entre les services informatiques et les métiers / Utilisateurs.

En cause, les notifications de départ ou d’arrivée arrivent souvent tardivement au service informatique, qui doit faire preuve d’une grande réactivité pour pouvoir équiper le nouveau collaborateur en temps et en heure.

Les problématiques

Nécessité de réinstaller le poste

Temps de mise à disposition du nouveau poste très court

Entre 100€ et 150€ par poste dans le cas d’un recyclage de postes

Dégradation de la communication entre l’IT et les métiers

Manque à gagner / coût d’errance en cas de mauvaise gestion des turnover par la DSI

Accueillez en toute sérénité avec la solution ceBox® !

logo cebox wisperLa solution ceBox® accompagne la DSI sur ses problématiques de mouvements de personnel. Un collaborateur part ?  Avec ceBox®, les postes sont « nettoyés » chaque jour grâce au mode Read-Only qui permet qu’à chaque démarrage, le poste reparte sur l’image prédéfinie par le responsable des postes de travail. Un nouveau collaborateur arrive ? L’administrateur des postes de travail a déjà préparé des « images maîtres » (aussi appelé Master) qui répondent aux différents besoins des métiers. Par exemple un Master Comptabilité, un autre Master Administratif, etc. La DSI n’a donc plus qu’à donner le poste ceBox® au nouveau collaborateur et lui attribuer le Master adéquat contenant l’OS et les applications, le poste et le collaborateur sont immédiatement opérationnels.

La DSI donne immédiatement une image positive grâce à sa réactivité. De plus le temps alloué aux mouvements de personnel diminue considérablement, laissant plus de temps à la DSI pour des projets à plus forte valeur ajoutée.

Gérer une nouvelle embauche en 3 étapes avec ceBox®

1. Réception des informations concernant le nouvel arrivant

la DSI prend connaissance des informations importantes concernant le nouvel arrivant : date d’arrivée, identité, service, matériel à allouer. Même dans un délai très court, la DSI sait qu’elle pourra préparer les accès et le matériel à allouer au nouvel utilisateur.

2. Préparation du matériel et des accès

L’équipe informatique peut donc donner les accès nécessaires au nouveau collaborateur. En sachant à quel service elle sera rattachée, la DSI sait quel type d’outils elle va allouer à l’utilisateur et donc du matériel nécessaire au bon fonctionnement de ces derniers. Puisque les images des postes sont préparées et mises à jour de manière centralisée par le service informatique, le poste peut être prêt en 5 minutes. Il suffit finalement d’allumer le poste, de le raccorder au réseau et de choisir sur quelle image il doit démarrer via la console d’administration ceBox®, ce qui peut être fait à distance.

3. Mise à disposition du poste à l'utilisateur, Onboarding

Le jour J, le service informatique donne son matériel au nouvel arrivant (téléphone, PC, badge d’accès, etc). Le poste est fonctionnel immédiatement, le nouvel utilisateur peut immédiatement travailler sur les premiers projets sur lesquels il doit travailler.

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